Was kostet ein IT-Dienstleister im Monat? Pauschale, Stundensatz und Vertrag

Das Wichtigste auf einen Blick

Stundensätze liegen zwischen 80 und 180 Euro netto.
Monatspauschalen reichen von 500 bis 5.000 Euro netto.
Anfahrtspauschalen betragen 30 bis 120 Euro netto.
Zugesagte Reaktionszeiten liegen zwischen 1 und 24 Stunden.
Alle Preise sind Nettobeträge; die Umsatzsteuer von 19 Prozent wird gesondert berechnet und ausgewiesen.

Stundensätze von 80 bis 180 Euro netto

Ein IT-Dienstleister rechnet nach Aufwand ab, wenn kein Pauschalvertrag besteht. Der Stundensatz hängt von der Qualifikation des Technikers und vom Thema ab. Für Standard-Support an Arbeitsplätzen rufen Systemhäuser 80 bis 120 Euro netto je Stunde auf. Spezialisten für Netzwerk, Server oder Informationssicherheit kosten 130 bis 180 Euro netto.

Stundensätze netto je Stunde

Standardsupport80–120 €
Spezialist Netzwerk/Server130–180 €
Brutto Standardsupport95,20–142,80 €
Brutto Spezialist154,70–214,20 €

Typischerweise liegen die Sätze in Ballungsräumen und im Westen am oberen Rand der Spanne, in ländlichen Regionen und im Osten am unteren. Diese regionale Streuung erklärt einen guten Teil der Preisspanne.

Kleine Aufträge unterhalb einer vollen Stunde werden häufig aufgerundet. Diese Regel steht im Vertrag oder in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Monatspauschale von 500 bis 5.000 Euro netto

Die Monatspauschale deckt eine feste Leistungsmenge ab, etwa Nutzerbetreuung, Patchmanagement und Überwachung der Server. Die Höhe richtet sich nach der Zahl der Arbeitsplätze und dem Umfang der verwalteten Systeme.

Pauschale nach Umgebungsgröße

Kleine Umgebung

Netto pro Monat: 500 bis 1.500 Euro
Brutto pro Monat: 595 bis 1.785 Euro
Netto pro Jahr: 6.000 bis 18.000 Euro
Brutto pro Jahr: 7.140 bis 21.420 Euro

Mittlere Umgebung

Netto pro Monat: 1.500 bis 5.000 Euro
Brutto pro Monat: 1.785 bis 5.950 Euro
Netto pro Jahr: 18.000 bis 60.000 Euro
Brutto pro Jahr: 21.420 bis 71.400 Euro

Für kleine Umgebungen beginnen die Pauschalen bei 500 Euro netto monatlich. Mittelständische Umgebungen mit Servern, Netzkomponenten und Sicherheitssystemen liegen zwischen 1.500 und 5.000 Euro netto.

Auf zwölf Monate gerechnet ergibt die Untergrenze 6.000 Euro netto und die Obergrenze 60.000 Euro netto im Jahr.

Leistung	Spanne netto	Brutto bei 19 % MwSt.
Stundensatz Standardsupport	80 bis 120 Euro	95,20 bis 142,80 Euro
Stundensatz Spezialist	130 bis 180 Euro	154,70 bis 214,20 Euro
Monatspauschale kleine Umgebung	500 bis 1.500 Euro	595 bis 1.785 Euro
Monatspauschale mittlere Umgebung	1.500 bis 5.000 Euro	1.785 bis 5.950 Euro
Anfahrtspauschale	30 bis 120 Euro	35,70 bis 142,80 Euro

Nicht abgedeckte Leistungen rechnet der Dienstleister zusätzlich nach Stundensatz ab. Beispiele sind Neuinstallationen, der Umzug von Arbeitsplätzen und Projektarbeit. Welche Leistungen enthalten sind, steht im Dienstleistungsverzeichnis. Dieses Verzeichnis ist der wichtigste Teil des Vertrags.

Die BSI-Hinweise für Unternehmen und Organisationen fassen zusammen, welche organisatorischen Pflichten Betriebe bei Sicherheitsvorfällen treffen. Der Aufwand für diese Pflichten bestimmt mit, wie hoch die Monatspauschale für Sicherheitsüberwachung ausfällt.

Anfahrtspauschale, Reaktionszeit und Vertragslaufzeit

Anfahrtspauschalen liegen zwischen 30 und 120 Euro netto. Die Untergrenze gilt für Kunden in der Nähe des Systemhauses, die Obergrenze für entfernte Standorte oder Einsätze außerhalb der Geschäftszeiten. Manche Anbieter rechnen stattdessen die Fahrtzeit zum Stundensatz ab.

Reaktionszeiten bemessen die Zeit bis zur ersten qualifizierten Rückmeldung, nicht bis zur Behebung. Vereinbarte Werte reichen von einer Stunde im Premiumservice bis zu 24 Stunden im Standardservice. Die Wiederherstellungszeit wird getrennt zugesagt. Werden beide Größen vermischt, entstehen Nachträge.

Übliche Vertragslaufzeiten beginnen bei 12 Monaten und reichen bis 36 Monate. Kündigungsfristen von drei Monaten zum Laufzeitende sind verbreitet. Preisanpassungsklauseln sollten eine Obergrenze je Jahr nennen.

Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen Betriebe dokumentieren sollten, beschreibt die DIHK-Praxishilfe Cybersicherheit. Der Aufwand für diese Dokumentation ist eine Position, die in die Monatspauschale einfließt.

Rechenbeispiel: 20 Arbeitsplätze über zwölf Monate

Beispielrechnung für ein Unternehmen mit 20 Arbeitsplätzen, alle Beträge netto. Die Pauschale von 1.800 Euro liegt am unteren Rand der Spanne von 1.500 bis 5.000 Euro netto für mittlere Umgebungen.

Monatspauschale 1.800 Euro mal 12 Monate ergibt 21.600 Euro.
Acht Stunden Netzwerktechnik zu 150 Euro ergeben 1.200 Euro.
Vier Anfahrtspauschalen zu 60 Euro ergeben 240 Euro.

Die Summe beträgt 23.040 Euro netto im Jahr. Das sind 1.920 Euro netto monatlich und mit 19 Prozent MwSt. 27.417,60 Euro brutto jährlich. Pauschale und Einzelabrechnung wirken also zusammen. Im Angebot sollten beide Positionen getrennt ausgewiesen sein.

Bitkom veröffentlicht Marktdaten zur IT-Ausstattung deutscher Unternehmen. Diese Daten helfen einzuschätzen, welche Systeme zu betreuen sind. Je heterogener die Ausstattung, desto höher fällt typischerweise die Betreuungspauschale aus.

Häufige Fragen

Was kostet ein IT-Dienstleister im Monat für fünf Arbeitsplätze?

Mit einer Pauschale von 500 bis 800 Euro netto ist zu rechnen. Das entspricht 595 bis 952 Euro brutto monatlich.

Welche Reaktionszeit ist für ein KMU angemessen?

Für intern genutzte Systeme reichen 24 Stunden häufig aus. Für Kassensysteme und Produktionsnetze sind 1 bis 4 Stunden sinnvoll.

Wie hoch ist die Umsatzsteuer auf IT-Dienstleistungen?

Es gilt der Regelsteuersatz von 19 Prozent. Er wird auf den Nettobetrag aufgeschlagen.

Sollte ich Pauschale oder Stundensatz vereinbaren?

Bei gleichbleibendem Betreuungsaufwand bietet sich die Pauschale an. Für Projektarbeit und seltene Spezialfälle eignet sich der Stundensatz.

Welche Vertragslaufzeit ist üblich?

Üblich sind 12 bis 36 Monate. Bei längerer Laufzeit fallen die Monatsraten meist niedriger aus als bei 12 Monaten.