Datensicherung kleiner Betriebe aufbauen: Konzept, Medien und Wiederherstellung

Das Wichtigste auf einen Blick

• Legen Sie zuerst fest, welche Daten wie schnell zurückkommen müssen. Daraus ergeben sich Intervall und Medium.
• Die 3-2-1-Regel bleibt der Maßstab: drei Kopien, zwei Medientypen, eine Kopie räumlich getrennt.
• Für 5 bis 50 Arbeitsplätze passt meist ein NAS im Haus plus rotierende externe Festplatte oder Tape plus Cloud-Ziel.
• Hardware kostet einmalig 300 bis 5.000 Euro netto, Cloud-Backup 5 bis 25 Euro netto je Nutzer und Monat.
• Eine Sicherung ist erst fertig, wenn eine Wiederherstellung geprobt und protokolliert wurde.

Schutzbedarf und Wiederherstellungsziele festlegen

Bevor Sie Geräte kaufen, lohnt eine Bestandsaufnahme. Notieren Sie, welche Programme und Daten der Betrieb täglich braucht: Buchhaltung, Warenwirtschaft, Kundendaten, Projektdateien, Konstruktionszeichnungen, E-Mails und Zugangsdaten.

Ordnen Sie jede Position einer von drei Klassen zu. Unverzichtbar heißt: Ohne diese Daten steht der Betrieb innerhalb eines Tages still. Wichtig heißt: Ein Ausfall kostet Geld, ist aber einige Tage überbrückbar. Verzichtbar heißt: Der Verlust ist ärgerlich, aber verkraftbar.

Aus dieser Liste entstehen zwei Kennzahlen. Das Recovery Point Objective (RPO) beschreibt den verkraftbaren Datenverlust und damit das Sicherungsintervall. Wer stündlich Rechnungen schreibt, braucht ein Intervall von einer Stunde oder weniger. Bei wöchentlicher Auftragsabwicklung genügt eine tägliche Sicherung.

Die zweite Kennzahl ist das Recovery Time Objective (RTO). Es sagt, wie lange der Betrieb ohne die Daten auskommt und wie schnell die Wiederherstellung deshalb laufen muss. Zwei Stunden sind ein anderes Versprechen als zwei Tage, und sie kosten unterschiedlich viel.

Eine passende Arbeitsgrundlage liefert der IT-Grundschutz des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik. Der Baustein CON.3 "Datensicherungskonzept" verlangt genau diese Schritte: Schutzbedarf bestimmen, Konzept schriftlich festhalten, Wirksamkeit prüfen.

Rechnen Sie auch die Datenmenge aus. Ein Betrieb mit fünf Mitarbeitern sichert vielleicht 800 Gigabyte. Mit 50 Mitarbeitern und CAD-Daten sind schnell 20 Terabyte erreicht. Die Menge bestimmt Medium, Bandbreite und Kosten.

Achten Sie auf die Wachstumsrate. Fotodateien, Videos und Baupläne wachsen schneller als Textdokumente. Planen Sie Reserve ein, sonst ist das neue NAS nach einem Jahr voll.

Vergessen Sie die Arbeitsplätze nicht. Laptops enthalten oft die neuesten Angebote und Kundendaten. Werden sie nie gesichert, fehlt im Notfall genau der aktuelle Stand. Prüfen Sie auch Smartphones und Tablets, wenn darauf geschäftliche Mails liegen.

Halten Sie die Bestandsaufnahme schriftlich fest und aktualisieren Sie sie einmal im Jahr. Neue Programme und Ordner geraten sonst schnell aus dem Sicherungsumfang.

Die 3-2-1-Regel auf den Kleinbetrieb übertragen

Die 3-2-1-Regel ist alt, aber weiterhin praktikabel. Drei Kopien der Daten, also das Original plus zwei Sicherungen. Zwei verschiedene Medientypen, damit ein Serienfehler nicht beide Kopien erwischt. Eine Kopie außerhalb des Betriebs, damit ein Brand oder ein Einbruch nicht alle Kopien vernichtet.

Bestandteil	Bedeutung	Beispiel im Kleinbetrieb
Drei Kopien	Original plus zwei Sicherungen	Server, NAS, Cloud
Zwei Medien	Unterschiedliche Technik und Hersteller	NAS-Platten und externe USB-Festplatte
Eine Kopie extern	Anderer Brandabschnitt oder Rechenzentrum	Cloud-Ziel oder Tresor in einem anderen Gebäude

Ergänzt wird die Regel oft um zwei weitere Ziffern. Die erste Eins steht für eine Kopie, die offline oder unveränderlich ist. Die Null steht für null Fehler bei der Wiederherstellung, also für regelmäßige Tests. Zusammen heißt das 3-2-1-1-0.

Übertragen auf einen Betrieb mit zehn Arbeitsplätzen kann das so aussehen. Die Serverdaten liegen auf dem Server, werden stündlich auf ein NAS gesichert und täglich in die Cloud übertragen. Zusätzlich rotiert jeden Freitag eine externe Festplatte zwischen Betrieb, Wohnung des Inhabers und Bankschließfach.

Arbeiten Sie mit Generationen. Tägliche Stände für die letzten zwei Wochen, wöchentliche für zwei Monate, monatliche für ein Jahr. So finden Sie auch Dateien wieder, die unbemerkt beschädigt oder verschlüsselt wurden.

Wichtig ist die Trennung der Rechte. Das Konto, das die Sicherung schreibt, darf keine Sicherungen löschen. Sonst kann Schadsoftware auf dem Server die Kopien gleich mit entfernen.

Die Regel sagt nichts über Intervalle. Sie beschreibt nur die Struktur. Wie oft gesichert wird, ergibt sich aus RPO und Datenmenge.

Speichermedien im Vergleich: NAS, externe Festplatte, Tape und Cloud

Vier Medienarten decken fast alle Fälle im Kleinbetrieb ab. Jede hat Stärken und Grenzen. Die richtige Wahl ist selten ein einzelnes Medium, sondern eine Kombination.

Medium	Anschaffung netto	Laufende Kosten netto	Stärke	Grenze
NAS im Haus	300 bis 2.500 Euro	Strom, Plattenwechsel	schnelle Sicherung und schnelle Wiederherstellung im LAN	steht im selben Gebäude wie der Server
Externe USB-Festplatte	100 bis 400 Euro	Ersatz nach drei bis fünf Jahren	einfach, mobil, auslagerbar	langsam, mechanisch empfindlich
Tape (LTO)	2.000 bis 5.000 Euro inklusive Laufwerk	Bänder ab etwa 30 Euro	jahrzehntelange Lagerung, offline	hohe Anschaffung, Handarbeit
Cloud-Backup	keine	5 bis 25 Euro je Nutzer und Monat	räumlich getrennt, ohne eigenes Personal	hängt an der Internetleitung, laufende Kosten

Ein NAS ist für die meisten kleinen Betriebe der Einstieg. Es läuft dauerhaft, sichert nachts und stellt einzelne Dateien schnell bereit. Modelle mit vier Einschüben und gespiegelten Platten erhöhen die Verfügbarkeit, ersetzen aber keine Sicherung.

Externe Festplatten bleiben die günstigste Ergänzung. Sie sind offline, sobald Sie sie abziehen, und damit gegen Verschlüsselungstrojaner im Netzwerk geschützt. Kaufen Sie mindestens zwei und wechseln Sie sie im Turnus.

Tape wirkt altmodisch, hat aber einen Vorteil: Bänder liegen außerhalb des Systems und halten Jahrzehnte. Für Betriebe mit Archivpflichten oder sehr großen Datenmengen bleibt LTO interessant. Bandlaufwerk und Bänder kosten zusammen mehrere Tausend Euro netto.

Prüfen Sie die Internetleitung, bevor Sie auf Cloud setzen. Eine 50-Mbit-Leitung im Upload braucht für 500 Gigabyte mehrere Tage. Manche Anbieter bieten für die Erstbefüllung einen Versanddatenträger an.

Cloud-Backup liefert die Außenkopie ohne zweiten Standort. Backblaze nennt für sein Cloud-Backup einen Preis von 9 US-Dollar pro Rechner und Monat. Für Serverkopien zahlen Betriebe üblicherweise nach Datenmenge.

Wer NAS-Systeme einsetzt, findet passende Geräte in der Produktliste von Synology. Viele Modelle bringen eigene Sicherungssoftware mit und lassen sich direkt mit einem Cloud-Speicher verbinden.

Kombinieren Sie langsame und schnelle Medien. Das NAS liefert die schnelle Wiederherstellung im Haus, die Cloud die geografische Trennung, die externe Platte den Offline-Stand.

Software und Anbieter für Sicherung und Wiederherstellung

Ohne Software bleibt jede Sicherung Handarbeit. Vier Wege sind im Kleinbetrieb verbreitet: Bordmittel, NAS-Werkzeuge, Komplettpakete und Cloud-Dienste.

Bordmittel kosten nichts. Windows bringt den Dateiversionsverlauf und das Windows Server Backup mit, macOS die Time Machine. Für einzelne Arbeitsplätze reicht das oft. Serverdienste, Datenbanken und virtuelle Maschinen brauchen mehr.

Veeam richtet sich an virtualisierte Umgebungen und Server. Die Produktseiten von Veeam zu Datensicherung und Wiederherstellung zeigen Funktionen für Images, Datenbanken und Cloud-Workloads. Kleine Betriebe nutzen meist die kostenlose Edition für einzelne virtuelle Maschinen oder eine Abo-Variante.

Acronis deckt Rechner, Server und Mobilgeräte ab. Die Produktseiten von Acronis zu Backup und Wiederherstellung beschreiben Image-Sicherungen, Cloud-Speicher und das Zurückspielen auf abweichende Hardware.

Synology liefert mit Active Backup for Business eine kostenlose Software für Windows-Rechner, Server und virtuelle Maschinen. Als Cloud-Ziel dient Synology C2. Wer bereits ein NAS dieses Herstellers betreibt, spart sich eine zusätzliche Lizenz.

Für reine Rechnersicherungen ist das Cloud-Backup von Backblaze eine einfache Option. Die Software läuft im Hintergrund, sichert fortlaufend und stellt Dateien über Weboberfläche oder Client wieder her.

Vergleichen Sie Abo und Einmalkauf. Abos bleiben aktuell und decken neue Betriebssysteme ab, kosten aber dauerhaft. Einmalkauf-Lizenzen sind billiger, veralten jedoch.

Achten Sie bei jeder Software auf drei Punkte: unterstützte Systeme, Speicherort der Kopien und Wiederherstellungsfunktionen. Prüfen Sie außerdem, ob die Lizenz nach Nutzern, Servern oder Datenmenge abgerechnet wird.

Was Datensicherung im Kleinbetrieb kostet

Zwei Kostenblöcke sind zu unterscheiden. Einmalig zahlen Sie für Hardware, Verkabelung und Einrichtung. Laufend zahlen Sie für Cloud-Speicher, Lizenzen, Strom und Wartungszeit.

Für die Hardware gilt eine breite Spanne. Eine einfache Lösung aus externer Festplatte und Cloud-Abo beginnt bei etwa 300 Euro netto. Ein voll ausgestattetes NAS mit USV, mehreren Platten und Tape-Laufwerk erreicht 5.000 Euro netto und mehr.

Cloud-Backup wird meist pro Nutzer abgerechnet. Übliche Preise liegen bei 5 bis 25 Euro netto je Nutzer und Monat, abhängig von Speicherplatz, Aufbewahrungsdauer und Support. Server- und Datenbankkopien werden häufig nach Datenmenge berechnet.

Marktüberblicke zur Beschaffung liefert die Bitkom-Mediathek. Dort finden sich Erhebungen zur IT-Ausstattung deutscher Unternehmen, die als Vergleichsmaßstab für eigene Planungen dienen.

Rechnen Sie die Arbeitszeit mit. Einrichtung, Kontrolle und Tests kosten pro Monat einige Stunden. Bei 60 Euro netto Stundenlohn und vier Stunden im Monat kommen 240 Euro netto hinzu.

Rechenbeispiel: 20 Arbeitsplätze, 4 Terabyte Nutzdaten

Beispielrechnung, alle Beträge netto vor Umsatzsteuer:

• NAS mit vier Platten und 16 Terabyte brutto: 1.200 Euro netto, einmalig
• Zwei externe 8-Terabyte-Festplatten für die Rotation: 360 Euro netto, einmalig
• USV für Server und NAS: 200 Euro netto, einmalig
• Backup-Abo für 20 Nutzer zu 6 Euro netto: 120 Euro netto monatlich
• Cloud-Kopie für 20 Nutzer zu 10 Euro netto: 200 Euro netto monatlich

Einmalig sind das 1.760 Euro netto, mit 19 Prozent Umsatzsteuer 2.094,40 Euro brutto. Laufend fallen 320 Euro netto im Monat an, also 3.840 Euro netto im Jahr. Darin steckt noch keine Arbeitszeit für Einrichtung und Tests.

Das ist ein Rechenbeispiel mit marktüblichen Richtwerten, keine Preisliste. Ihre Werte hängen von Datenmenge, Leitung und Anbieter ab.

Wiederherstellung testen: fünf Schritte zum Notfall

Eine Sicherung ohne Test ist eine Annahme. Planen Sie deshalb feste Termine ein, mindestens zweimal im Jahr und nach jeder größeren Änderung an Servern oder Netzwerk.

1. Testumgebung bereitstellen: eigener Rechner oder virtuelle Maschine, nie das Produktivsystem.
2. Einzeldatei zurückholen: eine Datei aus der jüngsten und eine aus einer älteren Sicherung.
3. System komplett zurückspielen: Server oder Systemabbild in der Testumgebung starten.
4. Zeit stoppen: Dauer mit dem festgelegten RTO vergleichen.
5. Protokoll schreiben: Datum, Umfang, Dauer, Fehler und Maßnahmen festhalten.

Checkliste für den Testtag:

• Sind alle Sicherungsjobs der letzten sieben Tage fehlerfrei durchgelaufen?
• Liegt eine Kopie außerhalb des Gebäudes?
• Öffnet sich die wiederhergestellte Datenbank ohne Fehlermeldung?
• Sind Zugangsdaten und Wiederherstellungsschlüssel verfügbar?
• Ist die Vertretung eingewiesen?

Unterscheiden Sie Teil- und Vollwiederherstellung. Eine gelöschte Datei ist in Minuten zurückgeholt. Ein kompletter Server braucht je nach Datenmenge Stunden bis Tage.

Häufig scheitert der Test an Kleinigkeiten: fehlende Wiederherstellungsschlüssel, geänderte Passwörter, unbekannte Treiber. Notieren Sie jede Abweichung und beheben Sie sie vor dem nächsten Lauf.

Dokumentieren Sie auch, wer den Test durchführt. Bei Krankheit oder Urlaub muss eine zweite Person die Wiederherstellung starten können.

Sicherung gegen Ransomware und Diebstahl absichern

Verschlüsselungstrojaner greifen zuerst nach erreichbaren Sicherungen. Wer nur ein NAS im selben Netz betreibt, verliert im Ernstfall beides. Drei Maßnahmen bremsen das.

Erstens: eine Kopie ohne Netzverbindung. Ziehen Sie die externe Festplatte nach der Sicherung ab oder nutzen Sie Bänder. Zweitens: unveränderliche Kopien im Cloud-Speicher, die sich innerhalb der Aufbewahrungsfrist nicht löschen lassen. Drittens: getrennte Konten und Mehrfaktor-Anmeldung für die Backup-Konsole.

Trennen Sie das Sicherungsnetz vom Arbeitsnetz. Ein eigenes VLAN oder ein separates Gerät verhindert, dass ein befallener Rechner die Sicherungsziele erreicht.

Prüfen Sie die Wiederherstellung auch nach einem Zwischenfall. Manche Verschlüsselung läuft langsam und befällt Dateien, die über Wochen gesichert werden. Eine Generationenstaffelung mit mehreren Tages- und Wochenständen hilft hier.

Denken Sie an Diebstahl und Standortrisiken. Ein NAS im Serverraum verschwindet bei einem Einbruch mit. Die Außenkopie sollte in einem anderen Gebäude oder in einem Rechenzentrum liegen.

Legen Sie einen Notfallplan an. Er nennt Ansprechpartner, Reihenfolge der Systeme, Kommunikation an Kunden und die Nummer des IT-Dienstleisters. Ein ausgedrucktes Exemplar gehört in den Aktenschrank, weil im Ernstfall der Dateiserver fehlt.

Dokumentation, Zuständigkeiten und Aufbewahrung

Schreiben Sie das Sicherungskonzept auf. Es umfasst Datenquellen, Intervalle, Medien, Aufbewahrungsdauer der Generationen, Verantwortliche und den Ablauf im Notfall. Ein zweiseitiges Dokument reicht für den Anfang.

Halten Sie fest, wo die aktuellen Wiederherstellungsschlüssel liegen. Bewahren Sie sie getrennt von den Sicherungsmedien auf, etwa im Tresor oder in einem Passwortmanager mit Notfallzugang.

Trennen Sie Sicherung von Archivierung. Sicherungen dienen dem Wiederanlauf nach einem Schaden. Handels- und Steuerrecht verlangen dagegen eine langfristige Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen nach § 257 HGB und § 147 AO. Für diese Unterlagen brauchen Sie ein eigenes Archiv mit klaren Fristen.

Denken Sie an die Datenschutz-Grundverordnung. Personenbezogene Daten dürfen nicht länger gespeichert werden als nötig. Ein Löschkonzept legt fest, wann Sicherungsstände mit personenbezogenen Daten ausscheiden.

Benennen Sie eine Hauptverantwortung und eine Vertretung. Ohne diese Zuordnung bleibt die Sicherung eine Aufgabe, die niemand prüft.

Prüfen Sie das Konzept jährlich. Neue Mitarbeiter, neue Programme und neue Datenmengen verändern den Bedarf.

Häufige Fragen

Reicht eine externe Festplatte für einen Betrieb mit fünf Mitarbeitern?

Als alleinige Lösung nicht. Sie erfüllt nur eine Kopie an einem Ort. Sinnvoll ist die Kombination aus NAS im Haus, rotierender externer Festplatte und einem Cloud-Ziel. Damit sind drei Kopien und zwei Medientypen abgedeckt.

Wie oft muss ich die Wiederherstellung testen?

Mindestens zweimal im Jahr. Nach jedem Umbau an Servern, Netzwerk oder Sicherungssoftware folgt ein zusätzlicher Test. Nur so stimmt die gemessene Zeit mit dem geplanten RTO überein.

Was kostet Cloud-Backup pro Nutzer?

Je nach Anbieter, Speicherplatz und Aufbewahrungsdauer liegen die Preise bei 5 bis 25 Euro netto je Nutzer und Monat. Reine Rechnersicherungen sind günstiger als Server- und Datenbankkopien.

Ist ein NAS im Haus als einzige Sicherung ausreichend?

Nein. Es steht meist im selben Raum wie der Server und ist im Netzwerk erreichbar. Ein Brand oder Schadsoftware trifft dann Original und Kopie. Eine räumlich getrennte Kopie bleibt Pflicht.

Brauche ich Tape, wenn ich Cloud-Backup nutze?

Nicht zwingend. Tape lohnt sich bei sehr großen Datenmengen, langen Aufbewahrungsfristen oder dem Wunsch nach einer rein offline gelagerten Kopie. Für die meisten Betriebe mit 5 bis 50 Mitarbeitern genügen NAS, externe Platten und Cloud.