Was kostet ein Arbeitsplatzrechner im Betrieb? Anschaffung, Strom und Support

Das Wichtigste auf einen Blick

• Anschaffung: 600 bis 2.000 Euro netto je Arbeitsplatz, abhängig von der Leistungsklasse.
• Strom: 150 kWh pro Jahr ergeben bei 0,35 Euro je kWh rund 52,50 Euro brutto.
• Support: 120 bis 300 Euro netto pro Jahr und Gerät.
• Abschreibung: 3 bis 5 Jahre Nutzungsdauer, linear verteilt.
• Gesamtkosten über fünf Jahre: etwa 1.460 bis 3.760 Euro je Arbeitsplatz.

Anschaffung: 600 bis 2.000 Euro netto

Die Anschaffung eines kompletten Arbeitsplatzes kostet zwischen 600 und 2.000 Euro netto. Der Preis richtet sich nach Prozessor, Arbeitsspeicher, Speichergröße und der Zahl der Bildschirme. Rechner, Tastatur und Maus gehören zur Grundausstattung, ebenso ein Monitor mit 24 oder 27 Zoll.

Für Büroarbeit mit Textverarbeitung, Tabellen und Browser genügen Geräte der unteren Preisklasse. Wer CAD, Videobearbeitung oder virtuelle Maschinen nutzt, braucht mehr Rechenleistung und zahlt 1.400 bis 2.000 Euro netto.

Die Hersteller veröffentlichen aktuelle Konfigurationen und Listenpreise. Dell führt OptiPlex-Modelle für Büroarbeitsplätze, Lenovo die ThinkCentre- und ThinkStation-Reihen. Rabatte von Systemhäusern senken den Listenpreis.

Das Statistische Bundesamt dokumentiert in der Statistik zur Ausstattung mit Gebrauchsgütern, wie verbreitet Computer sind. Zubehör wie Dockingstation, Headset oder ein zweiter Monitor kommt als eigener Posten hinzu.

Leistungsklasse	Einsatzbereich	Preis netto je Arbeitsplatz
Einsteiger	Office, E-Mail, Browser	600 bis 900 Euro
Standard	mehrere Anwendungen parallel	900 bis 1.400 Euro
Workstation	CAD, Video, virtuelle Maschinen	1.400 bis 2.000 Euro

Die Gesamtkosten über die Nutzungsdauer, oft als Total Cost of Ownership bezeichnet, umfassen mehr als den Kaufpreis.

Stromkosten: 150 kWh pro Jahr

Ein Bürorechner mit Bildschirm nimmt im Betrieb etwa 60 bis 120 Watt auf. Bei 220 Arbeitstagen und acht Stunden täglicher Laufzeit ergeben sich 105 bis 210 kWh pro Jahr. Für die Kalkulation ist ein Mittelwert von 150 kWh pro Jahr üblich.

Rechenbeispiel: 150 kWh x 0,35 Euro je kWh = 52,50 Euro brutto pro Jahr. Über fünf Jahre summiert sich das auf 262,50 Euro brutto.

Der Arbeitspreis steht im Stromliefervertrag. Steigt er auf 0,45 Euro je kWh, ergibt sich ein Jahreswert von 67,50 Euro brutto. Das Rechenbeispiel nutzt 0,35 Euro je kWh als Ansatz.

Monitore verbrauchen je nach Größe 15 bis 40 Watt und damit einen erheblichen Teil der Stromkosten. Ruhezustand und zentrale Abschaltung außerhalb der Arbeitszeit senken den Verbrauch. Ein Teil der Geräte läuft auch nachts für Updates und Datensicherung. Standby-Verluste addieren sich über das Jahr.

Support und Wartung: 120 bis 300 Euro netto pro Jahr

Für Support und Wartung fallen 120 bis 300 Euro netto pro Jahr und Arbeitsplatz an. Enthalten sind Störungsbehebung, Updates, Softwareverteilung und Fernwartung. Systemhäuser bündeln diese Leistungen in Wartungsverträgen, etwa Bechtle mit Managed Services.

Der untere Wert gilt für einheitliche Standardarbeitsplätze ohne Sonderanwendungen. Der obere Wert entsteht bei heterogener Software, mobilen Geräten oder kurzen Reaktionszeiten im Vertrag.

Ersatzgeräte, Ersatzteile und Vor-Ort-Einsätze rechnen Dienstleister häufig nach Aufwand ab. Diese Posten gehören in den Budgetrahmen, auch wenn sie jährlich schwanken. Der Vertrag sollte Reaktionszeiten, Ersatzteilversorgung und die Kosten für Vor-Ort-Termine nennen.

Die Erstinstallation kommt als einmaliger Posten hinzu. Imaging, Softwarepakete und die Anmeldung im Verzeichnisdienst rechnen Dienstleister pauschal oder nach Aufwand ab.

Abschreibung: 3 bis 5 Jahre Nutzungsdauer

Für die Abschreibung gilt eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von 3 bis 5 Jahren. Wer Geräte vier Jahre nutzt, verteilt 1.200 Euro netto auf 300 Euro pro Jahr. Nach fünf Jahren liegt der Restwert nahe null, während Reparaturkosten steigen.

Eine Verlängerung auf sechs Jahre senkt die jährliche Abschreibung, erhöht aber das Ausfallrisiko und die Supportkosten. Die Abschreibung ist eine Rechengröße, die Zahlung fällt bei der Anschaffung an.

Beispielrechnung: Gesamtkosten über fünf Jahre

Die Beispielrechnung setzt fünf Jahre Nutzungsdauer an. Angenommen werden 120 Euro Support jährlich bei einem Einsteigerplatz und 300 Euro bei einer Workstation. Für Strom gelten 52,50 Euro brutto pro Jahr.

Position über fünf Jahre	Einsteiger	Workstation
Anschaffung, netto	600 Euro	2.000 Euro
Support, netto	600 Euro	1.500 Euro
Strom, brutto	262,50 Euro	262,50 Euro
Summe je Arbeitsplatz	1.462,50 Euro	3.762,50 Euro

Die Summe enthält Netto- und Bruttowerte. Die Umsatzsteuer auf Anschaffung und Support kommt hinzu. Ein Einsteigerplatz kostet über fünf Jahre 1.462,50 Euro, eine Workstation 3.762,50 Euro.

Kauf, Leasing oder Miete

Beim Kauf gehören die Geräte dem Unternehmen und werden über 3 bis 5 Jahre abgeschrieben. Leasing verteilt die Zahlung in gleichbleibenden Raten und schont die Liquidität, kostet über die Laufzeit aber mehr. Miete lohnt sich bei kurzfristigem Bedarf und Projekten mit fester Dauer.

Softwarelizenzen für Betriebssystem, Office und Virenschutz rechnet die Planung getrennt, meist als Abonnement pro Nutzer und Monat.

Kosten senken: Beschaffung, Betrieb, Austausch

Vier Stellschrauben wirken direkt auf die Gesamtkosten:

1. Standardkonfiguration festlegen und nur begründete Abweichungen zulassen.
2. Geräte einheitlich über ein Systemhaus beziehen und Rabatte bündeln.
3. Ruhezustand und Abschaltung zentral steuern.
4. Austausch nach festem Zyklus planen statt nach Ausfall.

Einheitliche Geräte verkürzen die Einrichtung und senken die Supportkosten je Ticket. Ein Austausch nach Ablauf der Abschreibung kostet weniger als der Weiterbetrieb mit steigenden Reparaturen. Der Restwert alter Geräte mindert die Neuanschaffung.

Häufige Fragen

Wie hoch sind die Stromkosten eines Arbeitsplatzrechners pro Jahr?

Bei 150 kWh und 0,35 Euro je kWh sind es 52,50 Euro brutto pro Jahr. Der Wert hängt von Leistungsaufnahme und Laufzeit ab. Der Monitor ist eingerechnet.

Über welchen Zeitraum wird ein Arbeitsplatzrechner abgeschrieben?

Üblich sind 3 bis 5 Jahre. Viele Betriebe kalkulieren mit vier Jahren, weil Reparaturkosten danach steigen.

Was kostet der Support pro Arbeitsplatz?

120 bis 300 Euro netto pro Jahr. Der Betrag richtet sich nach Softwarevielfalt, Gerätezahl und Reaktionszeit im Wartungsvertrag.

Welche Anschaffungskosten sollte die Planung ansetzen?

600 bis 2.000 Euro netto je Arbeitsplatz. Workstations mit Grafikkarte liegen am oberen Rand.

Welche Posten gehören in die Gesamtkosten?

Anschaffung, Support, Strom und Abschreibung. Einmalige Kosten für Installation und Zubehör kommen hinzu.